Функции претензионного отдела

Должностная инструкция руководителя претензионно-исковой группы

501.2.6Готовит самостоятельно или совместно с другими подразделениями Юридического отдела и/или Общества предложения об изменении договоров, протоколов, приказов, распоряжений и иных документов, влияющих на эффективность финансово-хозяйственной деятельности Общества;

500.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Руководителя Претензионно-исковой группы Юридического отдела, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

Юридический отдел: структура, задачи, должности

В случае возникновения спорных ситуаций с контрагентами при оформлении договоров юрист компании составляет протокол. Аналогичным образом поступают и партнеры предприятия. При поступлении протоколов разногласий от контрагентов специалист юридического отдела проверяет:

  1. Обеспечение соблюдения предписаний законодательных актов на предприятии и защита его интересов. В рамках этого направления осуществляется поиск, обобщение и анализ нормативных актов, необходимых для работы фирмы.
  2. Организацию и ведение систематизированного учета, хранение правовых документов, поступающих на предприятие.
  3. Приобретение и использование электронных баз нормативной информации.
  4. Учет локальных документов, утверждаемых на предприятии.
  5. Подписка на официальные издания, в том числе электронные, в которых публикуются правовые акты по трудовой, налоговой, хозяйственной, финансовой и прочей деятельности.
  6. Проверка соответствия требованиям законодательства проектов приказов, положений, инструкций и прочих документов, предоставляемых на подпись директору. В рамках этого направления определяется правомочность руководителя издавать соответствующий акт, степень необходимости согласования его с подразделениями фирмы, правильность ссылок на нормы.
  7. Визирование проектов, которые составлены в соответствии с установленными требованиями.
  8. Проверку этапов согласования с подразделениями фирмы.
  9. Возврат проектов документов без визы в отделы, их разработавшие. При этом составляется письменное заключение, где указываются положения, противоречащие нормам, приводятся ссылки на правовые документы, инструкции и пр.
  10. Контроль приведения проектов в соответствие с нормативной базой.
  11. Выдача руководителям подразделений предписаний для изменения либо отмены актов, которые были изданы с нарушениями.

Ведение и регламент (положение) претензионно-исковой работы на предприятии

В целях обеспечения бесперебойной работы по этому направлению юридической поддержки, особенно в крупных юридических департаментах (5 и более юристов), зачастую имеет смысл создать отдельное структурное подразделение – отдел претензионно исковой работы. Юристы этого отдела должны обладать высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как занимаются они, как правило, исключительно ведением претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел.

Важно понимать, что помимо юридической службы в осуществление претензионно-исковой работы могут быть вовлечены и другие структурные подразделения компании. Так, инициатором предъявления исходящей претензии или иска, как правило, выступает сотрудник, ответственный за исполнение договора с контрагентом, так как он ведет контрагента и контролирует своевременность оплат от него. Документы и информация, необходимые для предъявления и рассмотрения претензий и исков, могут находиться в различных подразделениях (бухгалтерия, финансовая служба и другие). Надлежащее взаимодействие различных подразделений между собой при осуществлении претензионно-исковой работы является важным фактором, определяющим ее результаты. Часто оперативно подготовленный ответ на претензию, основанный на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства, а своевременно предъявленной претензии бывает достаточно для понуждения контрагента к исполнению обязательств. Для этого процесс судебно-претензионной работы должен быть хорошо регламентирован.

Должностная инструкция руководителя претензионного отдела

1.5 Начальник отдела должен знать: цели предприятия; распределение обязанностей между подразделениями предприятия, теорию претензионной деятельности; нормативные акты, регламентирующие работу с браком и рекламациями; товарный ассортимент и характеристики выпускаемой (реализуемой продукции); правила изготовления и транспортировки; правила складирования и хранения сырья, материалов и готовой продукции; основы экономики, организации производства, труда.

1.4 Начальник отдела в своей деятельности руководствуется: целями предприятия; действующим законодательством РФ; приказами, инструкциями и распоряжениями вышестоящего руководства; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности, производственной санитарии и правилами внутреннего трудового распорядка, действующими на предприятии.

Функции претензионного отдела

• ведение справочника дел Отдела по работе с любым видом претензий: к страховым компаниям, сторонним организациям, к ОАО «Аэрофлот» и по дебиторской задолженности
• ведение учета фактов наземных авиапроисшествий, страховых событий;
• ведение учета входящих и исходящих документов Отдела, относящихся к работе с конкретными претензиями;
• ведение учета истории работы Отдела по каждой конкретной претензии;
• ведение учета финансовых результатов работы Отдела с конкретными претензиями, включая непроизводительные расходы, неустойки, оплату претензий по частям;
• формирование стандартных агрегированных отчетов Отдела, характеризующих его работу с претензиями различного типа;
• создание отчетов согласно предопределенным шаблонам;
• получение отчетов в форматах, воспринимаемых стандартным пакетом программ-редакторов MS Office с использованием средств последующего редактирования;
• просмотр отчетов в режиме «asis» и вывод на печать;
• поиск информации по заданным критериям;
• служба напоминаний и поиска, позволяющая быстро находить нужную информацию в случае долговременного решения вопроса по конкретной претензии
• автоматическая проверка условий (бизнес-правил) наступления нового состояния работы Отдела с претензиями;
• идентификация пользователей системы на стандартном сервере LDAP;

Читайте также:  Как уволить на испытательном сроке работника

На любом из этапов предоставления услуги может возникнуть сбой или ситуация, которая приведет к неудовлетворенности потребителя и возникновению претензии. Компания «Аэрофлот», уделяя большее внимание качеству работы с пассажирами, внимательно относится к урегулированию претензий и выработки корректирующих действий, направленных на устранение причин появления претензий.
В 2004 году компания «Аэрофлот» приняла решение о необходимости совершенствования процессов претензионной работы. В основу этой работы легли мероприятия по разарботке автоматизированной системы Отдела претензионной работы Департамента экспертизы и контроля договорной работы ОАО «Аэрофлот» (АС «ДЭ и КДР») для автоматизации учетных, контрольных и аналитических функций в работе Отдела с документами и претензиями к страховым компаниям, сторонним организациям, адресованных ОАО «Аэрофлот» и по дебиторским задолженностям.

Автоматизированная система Отдела претензионной работы Департамента экспертизы и контроля договорной работы ОАО «Аэрофлот» (АС «ДЭ и КДР») обеспечивает выполнение следующих основных функций:

Претензионная работа в организации

Самый простой способ распределить ответственность за претензионную работу – это разработать соответствующий документ. Это может быть Положение о претензионной работе, Регламент работы с поставщиками или Регламент по взысканию задолженности. Инициировать разработку такого документа может отдел делопроизводства (секретарь-референт), поскольку именно на него возложена функция по формированию номенклатуры дел внутреннего и частично внешнего документооборота компании. Поскольку документ является, по сути, т.е. затрагивающим область ответственности нескольких служб, для работы над ним необходимо привлечь всех заинтересованных лиц. Положение о претензионной работе утверждается приказом руководителя. Порядок подписания приказа и последующего ознакомления с ним сотрудников компании ничем не отличается от других приказов по общей деятельности.

Вместе с тем примерно 90 % претензий требуют не столько специализированных знаний, сколько знания конкретной ситуации. Для таких типовых претензий привлечение специализированных сотрудников или просто других специалистов (например, секретарей) является нецелесообразным. Действительно, если есть человек, который владеет стандартной ситуацией, он затратит на подготовку документа 10–15 минут, тогда как новичку потребуется еще и дополнительное время на то, чтобы разобраться в ситуации. Поэтому подготовку стандартных претензий разумно доверить тем специалистам, которые ведут соответствующие участки работы. Так, подготовку претензий, связанных с нарушением сроков оплаты, поставки и т.п., разумно возложить на менеджеров, ответственных за данные сектора работы. И только в том случае, если ситуация выходит за рамки обычной, следует привлекать профильных специалистов-юристов, которые будут заниматься ею с оглядкой на возможные последствия, среди которых может оказаться судебное разбирательство в рамках административного и даже уголовного дела.

Претензионный отдел Сбербанка

Добрый день всех с Наступающим Новым 2016 Годм . Пусть он будет удачливее честнее и отзывчевее. Написала вчера т.е. 21.12.15 г. обращение в сб .банк по поводу возврата моих средств которые были сняты с моей карты в результате сбоя в работе программы деньги где-то лежат сказали что они есть но почему они есть где-то ведь для меня это большие деньги я не думаю что для сб.банка это существенная сумма и мне никто не ответил хоть бы как-то отреагировали деньги чужие мне так стыдно перед людьми будто я их присвоила и никто не может понять как такое может быть смотрят на меня как на больную как деньги положила деньги сняли и не вернули такого не может быть как объяснить людям почему так . Можно получить ответ на этот вопрос .Вернут ли мне средства и если да на какой срок мне занять и знать когда смогу отдать . С уважением

Читайте также:  Как проверить на кого оформлена собственность

Добрый вечер! Прошу Вас разобраться в очень сложной ситуации. У меня в Сбербанке карта на которую начисляют мне пенсию и пособия по инвалидности в размере минимального прожиточного минимума. Уже 4 месяца я не получаю ни одной копеечки. В Сбербанке говорят что Ваш счет арестован, НО в ФССП ( Федеральная Служба Судебных Приставов), моего делопроизводства нет и не было.Куда и кому перечисляют мою пенсию. По ЗАКОНУ от 02.10.2007 N 229-ФЗ перечислены виды доходов на которые не может быть обращено взыскание. Пенсия среди них не названа. Однако в соответствии с ст. 446 ГПК РФ, взыскание по исполнительным документам не может быть обращено на продукты питания и деньги на общую сумму не менее установленной величины прожиточного минимума самого гражданина-должника и лиц, находящихся на его иждивении. Таким образом если сумма пенсии соответствует данному условию, то на нее не может быть обращено взыскание и наложен арест. Государственная пенсия и семейное пособие являются доходами, на которые нельзя накладывать арест в покрытие долгов. Денежные средства списывают ежемесячно, хотя видят что это единственный доход на существование. Посылают то туда, то сюда… Ответ дать когда вернут мне денежные средства не могут…Что мне делать.

Юридический отдел: обязанности и функции

В качестве средства контроля можно использовать периодичное изучение данных о дебиторской задолженности, указывая момент, когда она образовалась. Данный вид контроля даст возможность выявить контрагентов, которые нарушили свои обязанности, момент, когда возникла задолженность, а также специалистов, которые не обратились в юридический отдел.

Данный раздел должен содержать ряд предписаний, необходимых для руководителя отдела и юристов при выполнении ими предписанных задач. Кроме того, нужно описать обязанности, но не в качестве функций, а как ответственность руководителя и работников данной службы за надлежащее соблюдение и исполнение своих обязанностей.

Основная цель претензионной работы – еще больше повысить качество нашего сервиса»

– Нет, очень редко. В основном споры с контрагентами и клиентами удается решить путем переговоров. Кроме того, в компании существует специальный порядок принятия коммерческих решений, касающийся споров. Например, бывает, что мы выплачиваем клиенту компенсацию, которую он просит, хотя видим, что с правовой точки зрения для этого нет оснований (компания не виновата). Но мы исходим из коммерческой заинтересованности в этом клиенте. Точно так же мы можем посчитать нецелесообразным предъявлять иск нашему контрагенту – транспортной организации, с которой у нас заключено агентское соглашение. Даже если с ее стороны были какие-то нарушения, причинившие нам ущерб. Аналогично решается вопрос в конфликтах с нашими арендодателями – владельцами складов. Для нас важнее всего обеспечить бесперебойную текущую деятельность компании. Если не складываются отношения с арендодателем, то вопрос о возможном судебном разбирательстве надо решать исходя из того, есть ли у нас на данный момент «запасной аэродром», чтобы безболезненно перевести склад туда. Вообще любые судебные споры могут быть эффективны, только когда они не мешают хозяйственной деятельности. Поэтому решение о целесообразности судебного разбирательства мы принимаем по согласованию с операционным отделом и финансовой службой компании. Для нас лучший способ решить конфликт с контрагентом – это заблаговременно исключить саму возможность его развития еще на стадии заключения договора, правильно сформулировав условия.

– В основном да. Вообще оспаривание постановлений о привлечении к ответственности за нарушения таможенных правил – для нас необходимость. У компании есть свидетельства о включении в реестр таможенных брокеров, таможенных перевозчиков и владельцев складов временного хранения. Разумеется, эти документы для нее жизненно важны. Но если компания – таможенный брокер в течение года больше одного раза привлекается к административной ответственности за совершение правонарушений в области таможенного дела, то ее могут исключить из реестров. Это предусмотрено статьей 98 Таможенного кодекса. Данная норма не только осложняет нашу работу, она вообще вносит нестабильность в общую ситуацию на рынке услуг таможенных брокеров и сферу ВЭД. В выгодном положении оказываются так называемые «серые брокеры» – компании, которые оказывают соответствующие услуги, вообще не рискуя своим свидетельством, поскольку декларирование осуществляется клиентами, соответственно все риски ошибок возлагаются на них же.

Читайте также:  Автомобиль без документов как зарегистрировать

Функции претензионного отдела

Получение прибыли организации осуществляется посредством заключения и исполнения договоров с контрагентами. Закупка сырья, оборудования, получение различных услуг осуществляется через построение множества договорных связей. Много усилий прикладывается для того, чтобы обеспечить бесперебойное исполнение обязательств контрагентами, однако не всегда все складывается гладко. В реальной хозяйственной практике периодически приходится сталкиваться с ситуациями, когда контрагенты нарушают принятые на себя обязательства: предоставляют некачественный товар, допускают просрочку исполнения, не оказывают услуги и т.д. К сожалению, возможна и противоположная ситуация. Компания, приняв на себя обязанности перед другой компанией, по какой-то причине не смогла их выполнить, вследствие чего контрагент предъявляет требования о возмещении убытков и уплате неустойки. В некоторых ситуациях такие требования обоснованы, в других — завышены. Такая неприятная ситуация требует урегулирования, в ходе которого встают ряд важных вопросов, как правового, так и неправового характера.

В ходе предъявления претензий и в меньшей степени при предъявлении иска у контрагентов появляется возможность обсудить свои ожидания от исполнения обязательства и скорректировать условия договора, если у сторон возникло неправильное понимание потребностей друг друга. Например, из претензии о систематических нарушениях графика поставок поставщик может узнать, что соблюдение этого графика критически важно для покупателя, в свою очередь, покупатель может узнать о технических возможностях поставщика, скорректировать свои ожидания на более реалистичные. В ходе урегулирования разногласий, связанных с исполнением обязательства, стороны вынуждены активно сотрудничать между собой, что приводит к укреплению хозяйственных связей между ними. Это более значимо для долгосрочных предпринимательских отношений, но встречается и в отношениях с разовыми контрагентами, в таком случае выявление ожиданий клиента и причин их неудовлетворения поможет компании в улучшении обслуживания новых покупателей.

Функции претензионного отдела

— участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности предприятия (договоров о материальной ответственности; инструкций, устанавливающих порядок поступления и приемки на предприятии материальных ценностей, учета их движения; инструкций учета выпуска и отпуска готовой продукции; пр.);

— проведение подписки на газеты и журналы, являющиеся официальными источниками опубликования нормативных правовых актов, и публикующих нормативно-правовые акты по хозяйственной, финансовой, налоговой, трудовой и иной тематике, а также на электронные версии газет и журналов;

Функции отдела закупок

• Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.