Электронный документооборот по кадрам

Кадровый электронный документооборот

Возможно, в вашей организации есть подразделение, в обязанности которого входит защита информации или защита коммерческой тайны. И в составе такого подразделения, скорее всего, уже есть сотрудник, чья квалификация позволяет обеспечивать выполнение требований Закона «О персональных данных» и получать положительные заключения по результатам проверок регулирующими органами.

Если кратко резюмировать текущее состояние дел в области кадровых СЭДО, то можно обнаружить, с одной стороны, наличие несомненных преимуществ использования электронного кадрового документооборота и, с другой стороны, возникновение существенных правовых рисков для организации любой формы собственности.

Минтруд назвал дату перехода на электронный кадровый документооборот

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Электронная система документооборота

Во время работы сотрудника карточка Т-2 ведется только в электронном варианте, при увольнении распечатывается, проставляются подписи работника, а также сотрудника, ответственного за ведение кадрового учета. При этом Т-2 на бумажном носителе по военнообязанным ведется и в бумажном, и в электронном виде.

Судебная практика. Ленинским районным судом г. Самары необоснованно было отказано в иске о восстановлении на работе З. в должности главного специалиста коммунального отдела Администрации Ленинского района г. Самары. Решение суда было отменено судебной коллегией по гражданским делам Самарского областного суда, вынесено новое решение, которым исковые требования З. удовлетворены в полном объеме. Судом при изучении дела было установлено, что работодателем практикуется подмена ежегодных отпусков предоставлением свободных дней в счет очередного отпуска по семейным обстоятельствам. При этом работник отдыхает, а в табеле ему проставляются рабочие дни. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не издается, компенсация за отпуск не выплачивается. В свою очередь, когда работнику по приказу предоставляется очередной отпуск и в табеле учета рабочего времени фиксируется нахождение работника в отпуске, последний в это время находится на рабочем месте. При такой практике работодателя доказать правомерность отсутствия на рабочем месте для работника затруднительно (есть заявление об отпуске, согласованное с непосредственным руководителем, но в табеле учета рабочего времени проставлены рабочие дни); а для работодателя подтасовка документов учета рабочего времени закончилась восстановлением уволенного работника на работе.

Организация электронного документооборота кадровых служб

Для организации обмена информацией в локальной электронной сети как программисты, так и специалисты по цифровым технологиям рекомендуют базы программного обеспечения (ПО) и операционных систем (ОС) Windows или Linux с адаптированной к ним СУБД и подсистемой управления процессом «АСУ-кадры». Отметим, что, несмотря на достаточно большой набор нестандартных дополнительных функций, программа «АСУ-кадры» использует только стандартные операторы и конструкции. Это обеспечивает возможность легкого переноса программы на другой SQL-сервер. Такими наиболее распространенными комплексами являются, например, СУБД Oracle v. 7.3, 9i под ОС SCO OpenServer и Red Hat Linux для разработки и внедрения ПО контура «Трудовые ресурсы» (АСУ «Кадры», «Зарплата», «Налоги», «ПФР» и т.п.). Подобные комплексы позволяют также подготовить данные для отчетов организации перед территориальными службами статистики, налогообложения и пенсионного накопления и производят дополнительную поддержку интерфейсов с модулем HR ИИС SAP R/3, используемым для расчета зарплаты. Более того, с подобными модулями возможна подготовка персональных данных работников, начислений и удержаний по зарплате с последующей загрузкой сведений как в ИС «SAP R/3», «Галактика», «1С», так и в хранилище информации о зарплате и персонале.
Работа отдела кадров любого бюджетного учреждения связана с накоплением большого количества личных данных персонала и необходимостью их архивного хранения. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, уходе сотрудника в отпуск, переходе на другую должность, зачислении в резерв и т.п. Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных, учитывая, что нередко штат отдела кадров довольно велик. Исходя из требований гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90) доступ к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Доступ, как правило, должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по бюджетному учреждению лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.
Тем не менее, к отдельным позициям персональных данных должны иметь доступ все работники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием «АСУ-кадры» и АРМ. Для этого на каждом или отдельно выделенном рабочем месте нужно оборудовать АРМ кадровика, учитывая рекомендации специалистов . Законодательство этот вид правоотношений работника и работодателя в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или индивидуальных соглашениях.

Читайте также:  Продажа прав аренды нежилых помещений в москве

Каково правовое значение понятия «электронный документ»? Какие нормативные акты содержат критерии признания его достоверным и допустимым не только как средство документооборота, но и как письменное доказательство в гражданском судопроизводстве при возникновении трудового спора?
Базовыми в части регулирования порядка ведения в сфере трудовых отношений электронного документооборота являются законы, связанные с операциями с информацией. Существует отдельная комплексная отрасль законодательства — информационное право. Это прежде всего федеральные законы:
— от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» в ред. от 08.11.2007 (далее — Закон о ЭЦП). В нем дано определение понятия электронного документа — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
— от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010), где сказано, что документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
— от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 21.07.2011). В нем указано, во-первых, что информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, во-вторых, что электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин (в том числе ПК), а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
— от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 25.07.2011), с которым тесно юридически связана гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90).
Анализ Закона об ЭЦП позволяет утверждать, что часть общественных отношений, в которых используется электронный документооборот, осталась вне правового регулирования, в том числе трудовые и связанные с ними отношения, являющиеся предметом трудового права. В законодательстве понятие «электронный документ» используется неоднозначно. На практике это нередко приводит к разногласиям между работодателем и работником, в частности, по поводу использования при обработке персональных данных последнего бумажных и электронных носителей информации.
Сразу отметим, что актов нормативного либо рекомендательного характера, направленных на правовое регулирование электронного документооборота в трудовых отношениях, мы не обнаружили. Тем не менее, сейчас действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утвержден Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549). В этом стандарте определены требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также установлен порядок внесения в них изменений.
Немаловажным документом, в том числе для ведения электронного документооборота, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). Из него следует, что юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Кроме того, в целях адаптации нетипового проекта «АСУ-кадры» для заполнения и распечатки через АРМ кадровика унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1), можно использовать в локальном правовом регулировании следующие отраслевые стандарты (скорректированные применительно к специфике организации):
— ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров»;
— ОСТ 4.071.035-83 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации» .
Напомним, что во всех организациях должны применяться унифицированные формы, за исключением ряда форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не используются в работе бюджетных учреждений (п. 2 Постановления N 1).
В любом случае введению в практику электронной системы документооборота между работниками, представителями работодателя и подразделениями организации должен предшествовать приказ руководителя. При этом кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные надлежащими лицами, копиями этих документов, содержащимися в ПК. В случае трудового спора, например, об увольнении работника, действующее законодательство не позволяет рассматривать в качестве достаточного доказательства приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего без прерывания процесса рассмотрения трудового спора (как при почерковедческой экспертизе) убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ содержит факсимильную или электронно-цифровую, а не рукотворную подпись.

Читайте также:  Как хранить корешки бланков строгой отчетности

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Отдельно отмечу такой важный аспект в кадровом делопроизводстве, как ведение трудовой книжки дистанционного работника. Согласно главе 49.1. ТК РФ работодатель может заключить с работником соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности. В этом случае основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. В случае если стороны не закрепили подобного соглашения, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

В соответствии со статьей 312.5 ТК РФ работодатель направляет работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию приказа о прекращении трудового договора, даже если работника ознакомили с электронной версией приказа.

Особенности кадрового делопроизводства

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

  • разработать внутреннюю нормативную базу;
  • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
  • произвести штатную расстановку;
  • подготовить трудовые соглашения;
  • разработать формы по личному составу;
  • оформить карточки Т-2;
  • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  • подготовить внутренние приказы.

Образец формы Т2

Организация электронного документооборота (ведение кадрового и бухучета, составление первичных форм учетной документации)

Стоит учесть, что отнюдь не все сотрудники обрадуются прозрачной системе работы, некоторые из них будут склонны рассматривать это как ущемление своих прав и полномочий. (Скажем, раньше секретарь мог манипулировать сотрудниками, откладывая подписание бумаг для одних и немедленно подавая на подпись директору бумаги других. С внедрением электронной системы такая возможность исчезнет).

При внедрении учитывают и психологические сложности: прежде всего, нужно будет получить описание требований к системе от всех вовлеченных в проект отделов компании, а затем согласовать эти требования между собой. Последнее бывает непросто выполнить, так как требования различных ключевых персон могут не только расходиться, но и порой противоречить друг другу.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Процедура обработки кадровых документов Положение до Сотрудник Руководитель Ассистент руководителя Ответственный директор Ассистент директора HR Заполняет заявку на отпуск в Excel, распечатывает, подписывает, передает руководителю Подписывает заявление, передает своему ассистенту Передает заявку ответственному директору (для некоторых документов) или относит в HR/ Вносит данные в табель. Подписывает заявление Передает заявление в HR Проверяет данные в табеле, заводит документы в систему Расчет отпуска в заработную плату B S H B Y T O W I J E P R I B O R Y AmCham HR Round Table I HR/LE I I Slide: 5

Внедрение электронного документооборота в HR в рамках одной локации ПРЕИМУЩЕСТВА и НЕДОСТАТКИ Преимущества: Время обработки сократилось от 2 недель до 5 минут. Нет необходимости высылать документ в другой город. Время обработки сократилось составляет от 15 минут. Документы не теряются на почте. Документы не теряются, HR видит, подавал ли сотрудник на самом деле заявку или нет. Недостатки: Недостаточное правовое регулирование электронного документооборота Необходимость изготовления на бумажном носителе в случаях, когда законодательством требуется личная подпись работника (и/или соглашение сторон) У сотрудников нет ЭЦП, запрос ЭЦП для всех сотрудников нецелесообразен в связи с большим количеством сотрудником и трудоемкостью процесса. Противоречивая судебная практика по трудовым спорам, если использовался электронный документооборот B S H B Y T O W I J E P R I B O R Y AmCham HR Round Table I HR/LE I I Slide: 4

Читайте также:  Как получить путевку в санаторий пенсионеру

Кадровые документы в системе электронного документооборота

  • договорные документы: трудовые договоры, соглашения сторон, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  • распорядительные документы: приказы (распоряжения) по личному составу;
  • информационно-справочные документы: протоколы, акты, заявления работников, докладные и объяснительные записки, служебные письма, справки и др.;
  • первичные учетные документы: личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки-расчеты при предоставлении отпусков и увольнении; личные документы работников: трудовые книжки, документы о получении и повышении квалификации и др.

Специалисты-практики нередко полагают, что утвержденный документ не требует подписания, и это является серьезным пробелом при оформлении документов данного типа. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Кадровое администрирование менеджмент

Кадровое дело — это область практических знаний, связанная с вопросами применения норм трудового законодательства и обеспечения охраны труда. Кадровое делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование при выполнении операций с кадрами предприятия. Кадровый документооборот предусматривает и вопросы разработки документации, ее ведения сотрудниками отдела кадров. Это, в свою очередь, неразрывно связано с управлением персоналом, кадровым учетом, контролем рабочего времени, с движением кадров, с расчетами с персоналом. В законодательстве не существует четкого определения кадрового администрирования и делопроизводства, равно как и HR-менеджмента, что отнюдь не лишает эти понятия реального смысла.

Часто в организациях не уделяют должного внимания кадровому администрированию в связи с затратами времени на ведение документации, но не стоит забывать об ответственности по трудовому законодательству за нарушения норм, связанных с ошибками в кадровом учете. А это могут быть как административный штраф, так и судебное разбирательство, что, согласитесь, не совсем приятная перспектива для компании. Если же руководитель не имеет возможности или желания тратить время на решение задач управления персоналом и документооборота, то он может обратиться в специальные компании, которые помогут в ведении кадрового учета и постановке делопроизводства по всем нормам законодательства.

Переход на электронный документооборот в работе с кадровыми документами

Во-вторых, законодательство, к счастью, движется по пути сокращения требований к бумажным документам. Во многих статьях Трудового кодекса РФ не требуется с кадровыми документами знакомить «под роспись», а значит, бизнес может использовать иные способы ознакомления — вывешивание информации на электронном ресурсе или на каких-то общедоступных источниках размещения информации, отправление по электронной почте или внутренней коммуникационной системе и т.д.

Настало время, когда работа кадровых служб должна кардинально измениться. Старые документы, которые в большинстве своем ведутся просто «по привычке», должны уйти в прошлое, автоматизация кадрового документооборота – одна из наиболее актуальных задач для служб управления персоналом сегодня.

Электронный документооборот в организации

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.